Tworzenie zamówienia

Jak szybko utworzyc nowe zamówienie w BakePilot.

Ostatnia aktualizacja: 2026-09-01

Nowe zamówienie krok po kroku

Kliknij przycisk „Nowe zamówienie” w module Zamówienia lub na Pulpicie. Formularz poprowadzi Cię przez 4 kroki: wybór klienta, dodanie produktów, ustawienie daty odbioru i podsumowanie.

Krok 1: Wybierz klienta z bazy lub dodaj nowego
Krok 2: Dodaj produkty - wyszukiwarka z podpowiedziami
Krok 3: Ustaw datę i godzinę odbioru lub dostawy
Krok 4: Sprawdź podsumowanie i zatwierdź

Na telefonie formularz jest zoptymalizowany pod jeden kciuk - możesz tworzyć zamówienia nawet stojąc przy ladzie.

Wybór klienta - dwa sposoby

Pole „Klient” w formularzu zamówienia działa w dwóch trybach. Możesz zacząć wpisywać imię lub nazwisko - pojawią się podpowiedzi z istniejącej bazy i wybierzesz kliknięciem. Albo wpisz dane od zera (imię, nazwisko, telefon) - nowego klienta utworzymy automatycznie przy zapisaniu zamówienia.

Podpowiedzi z bazy - wybierz istniejącego klienta kliknięciem
Dane od zera - nowy klient utworzony automatycznie
Telefon i NIP (dla firm) dodawane do bazy razem z imieniem
Klient od razu widoczny w module Klienci po zapisaniu zamówienia

Klient zadzwonił pierwszy raz i nie ma go jeszcze w bazie? Po prostu wpisz imię, nazwisko i telefon. Po zapisaniu zamówienia automatycznie znajdzie się w bazie klientów.

Gdy klient już istnieje w bazie

Jeśli wpiszesz numer telefonu lub NIP, który pasuje do istniejącego klienta, pojawi się okienko: „Klient już istnieje w bazie”. Zobaczysz imię istniejącego klienta i to, po czym został dopasowany (telefon albo NIP). Masz wtedy trzy opcje do wyboru.

„Użyj istniejącego” - zamówienie powiązane z istniejącym klientem, dane w bazie bez zmian
„Nadpisz dane nowymi” - aktualizujesz istniejącego klienta (np. nowy adres)
„Utwórz jako nowego” - świadomy duplikat (rzadko używane)
„Anuluj” - wracasz do formularza zamówienia

W 90% przypadków wybierzesz „Użyj istniejącego” - po prostu powiązujesz zamówienie z tym klientem, który już jest w bazie. „Nadpisz” używaj gdy klient zmienił adres lub telefon.

Produkty w zamówieniu

Przy dodawaniu produktów korzystasz z katalogu, który wcześniej skonfigurowałeś w module Produkty. Możesz zmieniać ilość, dodawać warianty (np. rozmiar tortu) i wpisywać uwagi do konkretnej pozycji.

Wyszukiwanie produktów po nazwie
Zmiana ilości i wariantów
Uwagi pod każdą pozycją (np. „krojony”, „pakować osobno”) - trafiają na wydruk i do produkcji
Automatyczne przeliczanie kwoty

Zapisywanie i edycja

Po zatwierdzeniu zamówienie otrzymuje automatyczny numer i status 'Nowe'. Możesz je edytować w dowolnym momencie - zmieniać produkty, datę odbioru czy dane klienta. Edytować można również zamówienia, które są już 'W produkcji' lub 'Gotowe' - klient często dzwoni z poprawką, gdy praca już trwa. Przy takiej edycji aplikacja pokaże ostrzeżenie i poprosi o potwierdzenie, żeby produkcja wiedziała o zmianie. Zablokowane przed edycją są tylko zamówienia wydane i anulowane.

Automatyczna numeracja (np. ZK/42)
Edycja zamówienia aż do wydania
Zamówienia „W produkcji” i „Gotowe” edytujesz po potwierdzeniu ostrzeżenia
Możliwość anulowania zamówienia

Lista zamówień i sortowanie

Wszystkie zamówienia widzisz na liście w module Zamówienia. Możesz ją sortować po dowolnej kolumnie - dacie odbioru, kwocie, kliencie czy statusie - rosnąco lub malejąco. Na komputerze klikasz nagłówek kolumny, na telefonie wybierasz kryterium z listy rozwijanej. Dzięki temu szybko ustawisz np. „najbliższe terminy na górze” albo „najwyższe kwoty”.

Sortowanie po dacie odbioru, kwocie, kliencie, statusie
Desktop - kliknięcie w nagłówek kolumny (rosnąco / malejąco)
Telefon - wybór kryterium z listy rozwijanej
Działa razem z filtrami i wyszukiwarką

Posortuj po dacie odbioru rosnąco, żeby na górze mieć zamówienia z najbliższym terminem - idealny widok do porannego planowania produkcji.

Stronicowanie i wyszukiwanie

Lista zamówień jest podzielona na strony, żeby ładowała się szybko nawet przy tysiącach zamówień. Domyślnie widzisz 40 pozycji na stronę - na dole listy możesz zmienić na 10, 20, 40 lub 100, a Twój wybór zostanie zapamiętany. Na telefonie zamiast numerów stron masz przycisk 'Załaduj więcej', który dokłada kolejne zamówienia do listy. Wyszukiwarka nad listą znajduje zamówienia po nazwisku klienta, telefonie, adresie e-mail, NIP-ie oraz numerze zamówienia.

Domyślnie 40 pozycji na stronę - do wyboru 10 / 20 / 40 / 100
Wybrana liczba pozycji zapamiętywana na Twoim urządzeniu
Na telefonie przycisk 'Załaduj więcej' zamiast numerów stron
Wyszukiwanie po nazwisku, telefonie, e-mailu, NIP-ie i numerze zamówienia
Eksport listy obejmuje zawsze cały przefiltrowany zbiór, nie tylko bieżącą stronę

Ten sam sposób stronicowania działa też na listach produktów, klientów, receptur, składników i faktur.

Zamówienia powtarzalne i stałe

Do jednorazowego powtórzenia służy przycisk „Powiel” w szczegółach zamówienia - formularz otwiera się z klientem, pozycjami i ilościami, a Ty ustawiasz tylko nową datę. Gdy klient zamawia to samo co tydzień, kliknij zamiast tego „Zapisz jako stałe”: zamówienie staje się szablonem przypisanym do dnia tygodnia, a system sam generuje z niego zamówienia z dwudniowym wyprzedzeniem, każdej nocy. Listę szablonów znajdziesz pod przyciskiem „Stałe” na liście zamówień - tam zmienisz ilości, dzień, godzinę, wstrzymasz szablon na czas urlopu klienta albo wygenerujesz zamówienie ręcznie na najbliższy termin.