Baza klientów
Zarządzanie baza klientów cukierni.
Ostatnia aktualizacja: 2026-09-01
Dodawanie klientów
Nowego klienta możesz dodać na dwa sposoby: (1) z modułu Klienci przez przycisk „Nowy klient” lub (2) bezpośrednio podczas tworzenia zamówienia - wpisując dane w formularzu zamówienia. W obu przypadkach BakePilot zapisze klienta do bazy, żeby przy kolejnym zamówieniu można go było wybrać z listy.
- Imię, nazwisko lub nazwa firmy
- Telefon - kontakt przy zamówieniach
- Email - faktury i powiadomienia
- NIP - automatyczne dane z wykazu VAT
- Adres dostawy (opcjonalnie)
Automatyczne zapisywanie klienta z zamówienia
Gdy wpisujesz dane klienta bezpośrednio w formularzu zamówienia (bez wcześniejszego wyboru z listy), BakePilot zapisze go do bazy w momencie tworzenia zamówienia. Dzięki temu przy kolejnym zamówieniu tego samego klienta wystarczy wpisać pierwszą literę imienia - pojawi się w podpowiedziach.
- Wpisz imię + nazwisko i telefon w zamówieniu
- BakePilot zapisze klienta automatycznie
- Przy kolejnym zamówieniu znajdziesz go w podpowiedziach
- Nie musisz osobno wchodzić do modułu Klienci
Jeśli klient podaje też email, dodaj go od razu w module Klienci - ułatwi to wysyłkę faktur i potwierdzeń zamówień.
Wykrywanie duplikatów
Gdy zapisujesz klienta z takim samym numerem telefonu, adresem email lub NIP-em jak ktoś już w bazie, BakePilot pokaże okienko: „Klient już istnieje w bazie”. Widzisz imię i nazwisko istniejącego klienta oraz to, po czym został dopasowany (telefon, email albo NIP). Masz wtedy wybór - nie tworzymy nic po cichu za Twoimi plecami.
- Dopasowanie po numerze telefonu
- Dopasowanie po adresie email
- Dopasowanie po numerze NIP (firmy)
- Dialog pokazuje po czym dopasowano i jaką wartością
Imię i nazwisko NIE są używane do wykrywania duplikatów - dwie różne osoby mogą mieć te same imię i nazwisko. BakePilot porównuje tylko wartości unikalne: telefon, email, NIP.
Co zrobić gdy klient już istnieje
Gdy pojawi się okienko o duplikacie, masz 3 opcje: „Nadpisz dane istniejącego klienta” (aktualizuje istniejący rekord nowymi informacjami, np. klient zmienił adres), „Utwórz jako nowego klienta” (tworzy drugi rekord - np. gdy wprawdzie NIP się zgadza ale to inna osoba decyzyjna w tej samej firmie) albo „Anuluj” (wracasz do formularza).
- Nadpisz dane - aktualizacja istniejącego klienta
- Utwórz jako nowego - świadomy duplikat
- Anuluj - wracasz do edycji formularza
- W zamówieniach dodatkowo: „Użyj istniejącego” - dane klienta bez zmian, nowe zamówienie przypisane
Najczęściej chcesz wybrać „Nadpisz dane” - np. klient zmienił numer telefonu albo dopisałeś właśnie jego email. „Utwórz jako nowego” wybieraj świadomie, tylko gdy naprawdę to różne osoby.
Wyszukiwanie i filtrowanie
Na liście klientów wyszukujesz po nazwie lub telefonie i filtrujesz po typie klienta (indywidualny albo firmowy). Lista jest ułożona alfabetycznie po nazwisku, a całość możesz wyeksportować do pliku i dalej obrabiać w Excelu.
- Wyszukiwarka po nazwie i telefonie
- Filtr typu klienta: indywidualny / firmowy (B2B)
- Lista alfabetyczna po nazwisku
- Eksport listy klientów do pliku CSV/XLSX
Notatki i adnotacje
Przy każdym kliencie możesz zapisać notatki wewnętrzne - np. „preferuje czekoladę belgijską”, „alergik na orzechy”, „stały klient od 2020”. Notatki są widoczne dla całego zespołu przy tworzeniu zamówienia.
- Notatki widoczne przy tworzeniu zamówienia
- Informacje o alergiach i preferencjach
- Jedno pole tekstowe na klienta, edytowane w każdej chwili
Zapisuj alergie i preferencje smakowe przy kliencie - sprzedawca zobaczy je od razu przy następnym zamówieniu.
Skrzynki u klienta
Karta klienta prowadzi saldo skrzynek transportowych (małe, średnie, duże). Wydania dopisują się same: gdy zamówienie z uzupełnionymi skrzynkami zostaje oznaczone jako Wydane, sztuki trafiają na konto klienta. Zwroty przyjmujesz przyciskiem „Przyjmij zwrot”, a brakującą historię uzupełniasz wydaniem ręcznym. Saldo ujemne pokazujemy wprost - oznacza, że klient oddał więcej, niż zapisano, i warto uzupełnić historię.
- Saldo per rozmiar: małe / średnie / duże
- Wydania automatyczne przy statusie Wydane zamówienia
- „Przyjmij zwrot” i wydanie ręczne z karty klienta
- Historia ruchów z rozróżnieniem: z zamówienia / ręczny
Ilości skrzynek na zamówieniu uzupełniasz w sekcji płatności formularza - to one zasilają saldo przy wydaniu.