Kategorie kosztów
Podział kosztów na surowce, media, usługi i inne - z automatem po dostawcy.
Ostatnia aktualizacja: 2026-07-31
Po co dzielić koszty na kategorie
Kategoria mówi, na co poszły pieniądze: czy to były surowce do wypieku, czy rachunek za prąd, czy nowy piec. Dzięki temu widzisz, gdzie faktycznie uciekają pieniądze, zamiast patrzeć na jedną wielką kwotę „koszty”. Kategorie działają zarówno dla faktur pobranych z KSeF i zeskanowanych, jak i dla kosztów dodanych ręcznie.
- Wiesz, ile miesięcznie idzie na surowce, a ile na media
- Łatwiej porównać miesiące i wychwycić nietypowy wydatek
- Ten sam podział obejmuje wszystkie koszty, niezależnie od tego, skąd trafiły do systemu
Gotowe kategorie dla cukierni
Zestaw jest przygotowany pod piekarnię i cukiernię, więc zwykle nie trzeba niczego dodawać. Kategorie są pogrupowane według tego, jak zachowuje się dany koszt - to rozróżnienie przyda się przy kolejnych funkcjach finansowych.
- Koszty bezpośrednie (rosną razem ze sprzedażą): Surowce i towar, Opakowania
- Koszty stałe (płacisz je niezależnie od sprzedaży): Media, Czynsz i lokal, Usługi obce, Transport i paliwo, Marketing i reklama, Serwis i naprawy, Podatki i opłaty
- Inwestycje (wydatki jednorazowe): Sprzęt i wyposażenie
- Inne - dla wszystkiego, co nie pasuje do powyższych
Podział na koszty bezpośrednie i stałe nie jest ozdobą - to on pozwoli w przyszłości policzyć, ile musisz utargować dziennie, żeby wyjść na zero.
Automatyczne przypisywanie po dostawcy
Gdy pierwszy raz przypiszesz kategorię do faktury od danego dostawcy, zapamiętujemy ten wybór. Każda kolejna faktura od tej firmy - również ta pobrana automatycznie z KSeF - trafi do tej samej kategorii. Dzięki temu przy dziesiątkach faktur miesięcznie nie musisz klikać przy każdej.
- Raz przypisujesz hurtownię do „Surowce i towar”, reszta dzieje się sama
- Kategorię zawsze możesz zmienić na pojedynczej fakturze
- Przy zmianie decydujesz, czy poprawić tylko tę fakturę, czy też regułę dla dostawcy
Jeśli w jednej hurtowni kupujesz i surowce, i sprzęt, przy nietypowej fakturze zaznacz „tylko ta faktura” - reguła dla dostawcy zostanie bez zmian.
Własne kategorie
Jeżeli gotowe kategorie nie oddają specyfiki Twojej firmy, możesz dodać własne w sekcji „Kategorie kosztów” na dole zakładki Finanse. Przy tworzeniu wybierasz rodzaj kosztu - podpowiadamy, co oznacza każdy z nich.
- Nazwa dowolna, rodzaj do wyboru: bezpośredni, stały, inwestycja lub pozostałe
- Własne kategorie możesz usunąć; gotowych nie da się skasować, żeby nie rozsypać istniejących przypisań
- Usunięcie kategorii nie usuwa faktur - zostaną bez przypisania
Gdzie zobaczysz kategorię
Kategorię ustawiasz na stronie szczegółów faktury zakupowej oraz przy koszcie dodanym ręcznie. Na liście faktur możesz włączyć kolumnę „Kategoria” przyciskiem „Kolumny” - domyślnie jest ukryta, żeby nie zaśmiecać widoku.
Struktura kosztów - na co idą pieniądze
Na zakładce Finanse, pod rozbiciem VAT, znajdziesz sekcję „Struktura kosztów”. Pokazuje ona, jaka część kosztów okresu przypadła na każdą kategorię, jak to się zmieniło względem poprzedniego okresu i którzy dostawcy są najwięksi. Liczymy na kwotach netto, bo VAT czynny podatnik odlicza - brutto zawyżałoby realny koszt prowadzenia firmy.
- Udział procentowy każdej kategorii w kosztach okresu
- Podział na koszty bezpośrednie, stałe i inwestycje
- Zmiana względem poprzedniego miesiąca lub kwartału
- Pięciu największych dostawców z kwotami i udziałem
- Ostrzeżenie, gdy część dokumentów nie ma jeszcze kategorii
Analiza kosztów jest w Finansach, a nie w Analityce, bo to informacja właścicielska - widać w niej ceny od dostawców i strukturę wydatków. Analityka pokazuje sprzedaż i jest dostępna szerzej.
Przypisywanie wielu faktur naraz
Na liście faktur zakupowych przy każdym wierszu jest pole zaznaczenia. Zaznacz kilka faktur, a nad tabelą pojawi się pasek z przyciskiem przypisania kategorii. To najszybszy sposób na uporządkowanie zaległych dokumentów po pierwszym pobraniu z KSeF.
- Kliknięcie pola zaznacza pojedynczą fakturę
- Kliknięcie z klawiszem Shift zaznacza cały zakres od poprzednio klikniętej faktury
- Shift na już zaznaczonej fakturze odznacza zakres, więc łatwo cofnąć pomyłkę
- Pole w nagłówku zaznacza wszystkie faktury na stronie
Przy masowym przypisywaniu reguły dla dostawców NIE zapisują się automatycznie. Jeśli chcesz, żeby kolejne faktury tych firm też trafiały do wybranej kategorii, zaznacz „Zapamiętaj dla tych dostawców” przed wyborem kategorii.
Masowe oznaczanie faktur jako opłacone
Ten sam pasek pozwala oznaczyć zaznaczone faktury jako opłacone albo cofnąć takie oznaczenie. Działa dla faktur sprzedażowych i zakupowych - przydaje się, gdy po wyciągu bankowym odhaczasz kilkanaście dokumentów naraz.
- Oznaczenie wielu faktur jako opłacone jednym kliknięciem
- Cofnięcie oznaczenia, gdy coś odhaczysz przez pomyłkę
- Działa razem z zaznaczaniem zakresu Shiftem